Che cos’è una nota spese e perché è importante per le piccole imprese

Una nota spese è un modulo che elenca le spese necessarie al funzionamento di un’impresa. Una piccola impresa può chiedere ai propri dipendenti di presentare note spese per rimborsarli per acquisti legati all’attività come carburante, pasti, eventuali pernottamenti dovuti a viaggi più lunghi, ecc… Oppure un piccolo imprenditore può utilizzare le note spese per tenere traccia delle spese del progetto e organizzarsi per le tasse.

Che cos’è una nota spesa e perché bisogna scegliere il sistema più veloce per compilarla

Stabiliamo quindi che una nota spese non è altro che un modulo che tiene traccia delle spese aziendali, che include acquisti e spese necessarie per la gestione di una attività. Bisogna quindi includere il pagamento del casello autostradale, se necessario, così come il pagamento del parcheggio o le spese di pernottamento in hotel o in un bed and breakfast. Ci sono diversi modi per preparare e compilare una nota spese, dato che possono oggi essere utilizzati specifici software come N2F un gestionale sempre più conosciuto e diffuso, dato che consente di compilare tramite app scaricabile da Google Play per dispositivi Android e App Store per dispositivi che girano invece su iOS. Questo tipo di procedura consente al dipendente autonomo di poter risparmiare tempo nella compilazione della nota spesa. Lo stesso vale anche per chi deve registrarla all’interno dell’ufficio contabile e di ragioneria della detta azienda.

Un sistema semplice, rapido e intuitivo

Il sistema è davvero molto semplice e intuitivo, visto che tutto viene caricato tramite app effettuando delle foto che vengono caricate sul proprio dispositivo mobile e processate in tempo reale. È stato stabilito che ogni lavoratore che necessiti di compilazione di una nota spese debba dedicare mediamente alcune ore per effettuarlo in modo tradizionale, con la possibilità di effettuare errori, che alla lunga possono gravare sulle spese dell’azienda, con tutto ciò che ne comporta. Attraverso l’utilizzo di questo software invece il margine di errore e il tempo da dedicarvi è davvero molto ridotto, condizione che rende tale sistema sempre più ottimale. Tuttavia per completezza è bene ricordare come una nota spese può essere preparata utilizzando un software di contabilità o utilizzando un modello in Word, Excel, PDF e altri programmi popolari.

A cosa serve una nota spese

Le piccole imprese con dipendenti che spesso pagano di tasca propria per le spese aziendali devono presentare note spese. La nota spese del dipendente elencherà tutte le spese rimborsabili. Dovrebbero anche allegare le ricevute per la nota spese. Il proprietario può quindi rivedere la nota spese per verificarne l’accuratezza e rimborsare il dipendente per il totale. Un piccolo imprenditore può anche utilizzare le note spese per rivedere le spese totali in un particolare periodo di riferimento, di solito un mese, un trimestre o un anno. Il proprietario può vedere se le spese totali sono state più o meno del previsto e analizzare i risultati, secondo Accounting Tools.

Categorie di spesa aziendale

Le tasse sono un altro grande motivo per cui le piccole imprese devono utilizzare le note spese. Molte spese aziendali possono essere ammortizzate nelle tasse di una società. Questo articolo copre tutte le spese deducibili più comuni per liberi professionisti, lavoratori autonomi, ditte individuali, appaltatori e altro ancora. Secondo l’IRS, le spese aziendali deducibili includono le spese di viaggio, affitto, assicurazione, interessi sui prestiti alle imprese e le spese dell’auto. La generazione di una nota spese aiuta te (o il tuo commercialista) a sommare facilmente tutte le spese in modo che possano essere inserite nei moduli fiscali. L’IRS ha categorie standard che usano nei loro moduli. Si tratta di categorie di spesa aziendale che possono variare da azienda ad azienda, motivo per cui è bene consultare il proprio commercialista per verificare in quale categoria si rientra.